Bei Verhandlungen geht es nicht um Gewinnen oder Verlieren, sondern darum, Werte zu schaffen und Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen. Eine langfristige Perspektive und die Konzentration auf gegenseitige Vorteile sollten deshalb Ihre Gespräche mit Lieferanten bestimmen. Versuchen Sie, sich in deren Lage zu versetzen und zu verstehen, was für sie wichtig ist. Ziel ist nicht, dass jede Partei genau das bekommt, was sie will, oder dass zu grosse Kompromisse eingegangen werden. Echte Win-Win-Verhandlungen sind langfristig angelegt und bieten im Laufe der Zeit einen ausgeglichenen Erfolg für beide Seiten.

In vier Schritten erfolgreich und effizient mit Lieferanten verhandeln

In unserer langjährigen Erfahrung haben sich die folgenden vier Schritte als besonders zielführend erwiesen:

1) Kennen Sie alle Fakten

Schaffen Sie sich eine umfassende Faktenbasis, bevor Sie mit einem Lieferanten verhandeln. Übergeordnet bedeutet das, dass Sie folgende Fragen für sich beantworten müssen: Was wollen Ihre Stakeholder? Welche Auswirkungen haben die Einführung neuer Produkte oder der Eintritt in neue Märkte? Wie wirkt sich dies auf Ihre Lieferbasis aus?

Für die Verhandlung konkret sollten Sie eine Schätzung der aktuellen Ausgaben und der Gewinnspannen für die jeweiligen Lieferanten parat haben. Darüber hinaus sollten Sie die Marktdynamik und ihre Triebkräfte verstehen, die aktuelle und künftige Situation von Angebot und Nachfrage auf dem Beschaffungsmarkt evaluieren, die Auswirkungen von Lieferantenkapazitäten und -investitionen, Kostenstrukturen mit Margenerwartungen einbeziehen und einen Eindruck davon haben, wie sich Ihre Konkurrenz und andere Lieferanten positionieren.

2) Der Preis ist nicht alles

Wenn Sie um einen niedrigeren Preis verhandeln, müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Lieferant das Angebot ablehnt. Denken Sie daran, dass Sie neben dem Preis noch andere wichtige Aspekte aushandeln können, die zur Senkung Ihrer Gesamtausgaben beitragen, beispielsweise eine schnellere Lieferung der Waren an Ihr Unternehmen ohne zusätzliche Kosten. Dadurch sparen Sie zusätzlich Lagerkosten.

3) Schriftlich festhalten und umsetzen

Die Ergebnisse jeder Verhandlung sollten Sie schriftlich festhalten und die Protokolle mit Ihrem Lieferanten abstimmen, um Missverständnisse zu vermeiden. Gerade bei virtuellen Verhandlungen gehen Informationen schnell verloren. Achten Sie darauf, dass alle Details für den Abschluss und die Umsetzung des Geschäfts geklärt sind. Legen Sie ausserdem einen klaren Umsetzungsplan fest, um sicherzustellen, dass sich alle internen Beteiligten für das Gelingen des Geschäfts einsetzen.

4) Bewertung und Beurteilung

Überlassen Sie nichts dem Zufall und überprüfen Sie häufig die Leistung. Je früher Sie Probleme identifizieren, umso besser können Sie Konflikte vermeiden. Legen Sie im Vertrag wichtige Leistungsindikatoren wie Kosten, Lieferleistung, Qualitätsniveau und Kundenbetreuung fest, die die Grundlage für Gespräche bilden. Sie bieten einen guten Rahmen für regelmässige Vertragsüberprüfungen. Behalten Sie ebenso Ihre eigenen Leistungsindikatoren im Blick. Dazu zählen unter anderem die Einhaltung der Zahlungsbedingungen und konsistente Prognosen.

Was sich in den letzten Jahren stark verändert hat, sind nicht die Grundlagen für erfolgreiche Verhandlungen mit Lieferanten, aber ihre Anwendung ist wesentlich komplexer geworden. Lieferketten sind unbeständiger und zunehmend von Engpässen betroffen. Unterbrechungen aufgrund von geopolitischen Krisen oder Extremwetter gehören fast schon zur Tagesordnung und sich ändernde Handelsmuster, Sanktionen und behördliche Auflagen machen das Leben von Einkaufsprofis zunehmend schwer.

All dies erfordert eine Veränderung der Denkweise im Beschaffungswesen. Sie müssen in Bezug auf Ihre Vorgehensweise flexibel sein, eine zunehmende Anzahl komplexer Verhandlungen effizient durchführen, kreativ werden und mehr Zeit für die Recherche alternativer Optionen aufwenden. Mit den oben ausgeführten vier Schritten haben Sie eine sehr gute Grundlage, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

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