Die Lieferantenbewertung ist ein leidiges Thema in Einkaufsabteilungen. Sie verschlingt Zeit und personelle Ressourcen und niemand möchte sich damit beschäftigen. Zusätzlich muss das Management davon überzeugt werden, dass sich der Einsatz von beidem lohnt. In diesem Beitrag zeige ich auf, warum ich die Lieferantenbewertung für wichtig halte und versuche Ihnen ein paar gute Argumente dafür an die Hand zu geben, warum es die Mühe wert ist.

Ziel der Bewertung von Lieferanten ist es, nur mit den am besten geeigneten zusammenzuarbeiten. Unstimmigkeiten, Unzuverlässigkeit oder Missverständnisse zwischen Lieferanten und Unternehmen führen im schlimmsten Fall zu beträchtlichen finanziellen Einbussen oder rufschädigenden Situationen.

Die Lieferantenbewertung darf keine einmalige Angelegenheit bleiben, vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess in den Einkaufsabteilungen und sollte sich auf neue als auch auf bereits bestehende Lieferantenkontakte beziehen. Die Bewertung ist Teil der Präqualifikation im Rahmen des Einkaufsprozesses, wobei dies je nach Arbeitsmodell der Organisation und den jeweiligen Bedürfnissen unterschiedlich gehandhabt wird. In manchen Unternehmen ist es ausschliesslich Aufgabe der Einkaufabteilung, in anderen bringen auch andere Abteilungen ihre Interessen ein.

 

Worauf kommt es an bei Lieferantenbewertungen?

In der Regel werden Lieferanten mit Hilfe eines Fragebogens oder eines persönlichen Interviews – optimalerweise vor Ort – angesprochen. Darüber hinaus empfehle ich, das Gespräch mit bestehenden und früheren Kunden des Lieferanten zu suchen. Das kann einen aufschlussreichen Einblick in die Geschäftstätigkeit des Anbieters und seinen Umgang mit Kunden geben. Zur Bewertung können verschiedene Aspekte, die die Dienstleistungen des Lieferanten massgeblich bestimmen, hinzugezogen werden, beispielsweise Kapazität, Finanzkraft und -struktur, Qualitätssicherung, Organisationsstruktur und -prozesse, Engagement und Kommunikation. Durch die Analyse dieser Faktoren erhält die Einkaufsabteilung einen Einblick und ein umfassendes Verständnis für die Effektivität und Lieferfähigkeit des Lieferanten.

Natürlich ist es höchst unwahrscheinlich, dass ein Anbieter in allen geprüften Bereichen hervorragend abschneidet. Wahrscheinlicher ist, dass sich seine Stärken auf bestimmte Aspekte konzentrieren. Ein Unternehmen hat nun die Möglichkeit, zu entscheiden, ob die mit den Schwächen des Lieferanten verbundenen Risiken akzeptabel sind, und wenn nicht, wie es das Risiko minimieren kann.

Im Einzelnen bedeutet das:

  • Vergewissern Sie sich, dass der Lieferant über ausreichende Kapazitäten verfügt, um den Bedarf Ihres Unternehmens zu decken. Die Kapazität entscheidet in hohem Mass darüber, wie schnell der Lieferant auf Ihren Bedarf reagieren und mit Marktschwankungen umgehen kann.
  • Wie stark ist das Engagement eines Lieferanten? Insbesondere wenn eine langfristige Arbeitsbeziehung geplant ist, ist dies wichtig – von der persönlichen Bindung des Lieferanten an die Einkäufer:innen über die Verpflichtung zur Erfüllung aller Bedürfnisse bis zur Bereitschaft, die Ziele Ihres Unternehmens zu erfüllen.
  • Wie gut ist die Qualitätskontrolle des Lieferanten in Bezug auf Richtlinien, Prozesse, Verfahren und die Lieferkette?
  • Der Lieferant sollte finanziell gut aufgestellt sein, da somit auch Sie als Unternehmen die Höhen und Tiefen einer unsicheren Wirtschaft besser überstehen.
  • Unternehmen, die ähnliche Ziele und Werte haben, werden mit grösserer Wahrscheinlichkeit eine gute Geschäftsbeziehung haben. Deshalb bewerten Sie auch die Unternehmenskultur des Lieferanten.
  • Die Themen Menschenrechte und Nachhaltigkeit gewinnen immer grössere Bedeutung. Dies wird besonders evident am in Deutschland in Kraft getretenen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Kriterien für die Bewertung sozialer und ökologischer Aspekte können u.a. sein: Emissionen, Abfallwirtschaft, Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzmassnahmen sowie Diskriminierungsverbot.

Je nach den Aspekten, die für ein Unternehmen am wichtigsten sind, und auf Grundlage der Bewertung der gewonnenen Informationen können Beschaffungsmanager:innen die Lieferanten einstufen. Nachdem ein Lieferant bewertet und als qualifiziert eingestuft wurde, wird er in die Liste der zulässigen Dienstleister aufgenommen.

Nach der Zulassung sollte der Lieferant in regelmässigen Abständen, in der Regel jährlich, einer Neubewertung unterzogen werden. So verhindern Sie, dass seine Leistungen nachlassen, da er sein Geschäft nicht verlieren möchte. Er wird für hohe Produkt- und Servicestandards sorgen, gleichzeitig ausreichende Kapazitäten und Geschäftsstabilität sicherstellen und motiviert sein, seine Leistungen zu verbessern.

 

Sparen Sie nicht an Vor-Ort-Besuchen

Ich halte den Lieferantenbesuch vor Ort für einen der wichtigsten Schritte bei der Auswahl und Bewertung von Lieferanten. Meist wird dieser Aspekt unterschätzt und an der falschen Stelle gespart wegen fehlender/unzureichender Ressourcen, mangelnder erforderlicher Kenntnisse, eines nicht geplanten Budgets und einer Vielzahl anderer Gründe.

Dabei können sich Beschaffungsmanager:innen nirgendwo besser ein klares Bild von den Kompetenzen, den Einrichtungen und auch von der Produktionsausstattung machen als vor Ort. Dadurch erhalten sie einen unschätzbaren Einblick und Informationen, die ihnen anderweitig nicht zugänglich sind. Ein persönlicher Besuch vermittelt auch das Interesse des Unternehmens an dem Lieferanten und seinen zahlreichen Dienstleistungen.

Vor allem bei Lieferanten im Ausland sollten Sie die Mühe auf sich nehmen. Wenn eine Geschäftsreise nach Übersee erforderlich ist, muss diese sorgfältig und pragmatisch geplant werden, damit Sie Ihr Geld optimal einsetzen. In Ausnahmefällen ist es sinnvoll, im Vorfeld eine Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen, um so relevante Informationen zu erhalten und weitergeben zu können.

Führen Sie bereits Lieferantenbewertungen durch oder haben Sie Fragen zum Thema? Welche Erfahrungen haben Sie bereits gemacht? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.