Für Supply Chain Manager:innen ist für den Erfolg ihrer Tätigkeit entscheidend, die Lieferkette so effizient wie möglich zu verwalten. Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie unzufriedene Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden und den Verlust Ihres Wettbewerbsvorteils. Damit alles reibungslos abläuft, ist es unabdingbar, die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) Ihrer Lieferkette zu überwachen und sofort zu handeln, wenn etwas vom Kurs abweicht. Die Logistik der Lieferkette ist selbst in den besten Zeiten schwierig. Kommen Probleme wie in den vergangenen Jahren hinzu, reicht ein einziger Bereich mit schlechter Leistung, um einen Dominoeffekt auszulösen.

Die Kontrolle zu behalten und potenzielle Katastrophen abzuwenden, ist möglich, wenn Sie die richtigen Key Performance Indicator (KPI) für Ihre Lieferkette im Auge behalten. Ein KPI ist ein Wert, der misst, wie effektiv eine Abteilung oder ein Unternehmen die eigenen Ziele erreicht. KPIs werden auf verschiedenen Ebenen im gesamten Unternehmen eingesetzt. Sie variieren oft je nach Geschäftsbereich. Die Erkenntnisse, die solche Kennzahlen liefern, helfen dabei, Strategien zur Verbesserung des Umsatzes, zur Beseitigung von Ineffizienzen und zur Steigerung des Geschäftsvolumens zu entwickeln. Der beste Weg, KPIs effektiv zu nutzen, ist, immer daran zu denken, dass das «I» für Indikator steht. Er zeigt Ihnen an, ob und wo Handlungsbedarf besteht.

Die aus meiner Sicht wichtigsten fünf KPIs im Einkauf sind:

1) Kosteneinsparungen

Die meisten Beschaffungsexpert:innen werden mir zustimmen, dass Kostenreduzierung ihr wichtigstes Ziel ist. Im Beschaffungswesen sind Kosteneinsparungen die kumulierten ausgehandelten Einsparungen und Rabatte, die auf der Grundlage einer vereinbarten Basislinie erzielt werden. Sie werden durch die Zusammenfassung von Ausgaben über Geschäftseinheiten oder Regionen hinweg erzielt. Somit sind «harte Einsparungen» der grundlegendste KPI für die Beschaffung. Sie dokumentieren die buchstäbliche Reduzierung der Ausgaben. Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten, harte Einsparungen bei laufenden Einkäufen zu erzielen: Verhandlungen über einen günstigeren Preis mit dem derzeitigen Lieferanten oder Suche nach einem anderen Lieferanten mit einem besseren Angebot. Durch die Anwendung bewährter Verfahren zur Kostenreduzierung können Sie auf echte Einsparungen hinarbeiten. Messbare Grössen sind Kostenentwicklung, Kosteneinsparungen, Einkaufspreisabweichung, Analyse der «Soll-Kosten», Produkt-/Rohstoff-Benchmarking oder Rohstoffpreisschwankungen.

2) Kostenvermeidung

Diese Kennzahl hilft Beschaffungsmanager:innen dabei, Massnahmen zu ergreifen, um potenzielle Zusatzkosten in Zukunft zu vermeiden. Die Vermeidung von Beschaffungskosten wird oft als «weiche Einsparungskennzahl» bezeichnet. Dieser KPI macht sich zwar nicht direkt in der Kostenmanagementstrategie bemerkbar, kann aber dennoch einen positiven Einfluss auf die Kosteneinsparungen haben. Ein Weg, diesen KPI zu nutzen, besteht darin, eine Strategie zur internen Kostenvermeidung zu entwickeln und sie mit Kennzahlen zur Kostenreduzierung in der Beschaffung zu kombinieren, um zukünftige Fremdkosten zu vermeiden. Eine wirksame Strategie zur Kostenvermeidung ist beispielsweise der Abschluss langfristiger Verträge, die das Unternehmen vor künftigen Preisschwankungen schützen.

3) Anzahl der Lieferanten

Der Lieferanten-KPI gibt Aufschluss über die Anzahl der Lieferanten, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet. Wenn man sich auf wenige ausgewählte Lieferanten verlässt und die Beschaffung nicht diversifiziert, besteht die Gefahr der Abhängigkeit und der Stornierung in letzter Minute durch einen Lieferanten. Zu viele Lieferanten zu haben, ist auch nicht rentabel, da die Möglichkeit von Preisnachlässen reduziert wird. Darüber hinaus können Vertragslieferanten auch anhand von Qualität, Rabatten und Zuverlässigkeit bewertet werden. Mehr zum Thema können Sie in diesen Blogbeiträgen lesen: Solide Beschaffungsstrategie & Lieferantenbewertungen.

4) On-time delivery (OTD)

Mit diesem KPI messen Sie die Effizienz Ihrer Lieferkette. Damit wird festgestellt, ob das Unternehmen die Ziele für die pünktliche Lieferung erreicht oder nicht. Er dient sowohl der Messung der Kundenzufriedenheit als auch der Leistung des Lieferanten. Liefern Sie nicht pünktlich, wirkt sich das negativ auf Ihr Image aus und führt zu Frustration bei den Kunden. Dafür reicht bereits eine einzige Bestellung, bei der die pünktliche Lieferung nicht funktioniert.

5) Kreditorenbuchhaltung

Sie sollten die Kreditorenbuchhaltung nicht nur als Abteilung betrachten, wo Rechnungen schnell bearbeitet werden. Sie kann eine «kostenlose» Geldquelle sein, wenn Sie dort auf KPIs achten, die sich tatsächlich auf Ihre strategischen Ziele auswirken können, wie beispielsweise DPO (Days Payables Outstanding), pünktliche Zahlungen und Skontoverwertung. Das sind Kennzahlen, die sich auf Ihre Liquidität und Ihre Rentabilität auswirken und Barmittel erhalten können.

 

Die Liste sinnvoller KPIs lässt sich beliebig fortsetzen: Einkaufsvolumen in Prozent vom Umsatz, Einkaufsvolumen je Mitarbeitenden, Kosten je Bestellvorgang, Spend Under Management (verwaltete Kosten), … Die von einem Unternehmen verfolgten KPIs hängen von seiner Art und Grösse und der allgemeinen Unternehmensstrategie ab. Sie sollten als Grundlage Basis-KPIs wählen, die eine effektive Bewertung der Leistung der Beschaffungsfunktion ermöglichen, die relevant und realistisch sind und ein effizientes Management von Lieferanten, Mitarbeitenden und Unternehmensleistung ermöglichen.

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