Die Spezifikation ist ein wichtiges Element des Beschaffungsmanagements, da sie die Beschaffenheit eines Produkts, einer Komponente, eines Systems oder einer Dienstleistung explizit festlegt. Im operativen Geschäft müssen Einkaufsexpert:innen und Lieferanten alle Anforderungen unbedingt verstehen und sicherstellen, dass sie von denselben sprechen. Nur so können sie gravierende und damit zeit- und kostenintensive Fehler vermeiden. Im Folgenden werfe ich vor allem auf technische Spezifikationen einen Blick, die in der Industrie und Produktion eine wichtige Rolle spielen.

Einer der Schlüsselfaktoren für schnellen und nachhaltigen Erfolg ist das umfassende Verständnis von Zeichnungen und die effiziente Überprüfung aller darin aufgezeigten Details. Wenn diese Grundvoraussetzungen nicht erfüllt sind, kommt es bei der Auslagerung von Teilen, die bisher im eigenen Haus hergestellt werden, zu vielen Schwierigkeiten, die sowohl auf interne als auch externe Ursachen zurückzuführen sind.

Ein Unternehmen kann sich meist auf das langjährige Know-how der eigenen Mitarbeitenden verlassen. Sie verfügen über hohe Erfahrung und einen reichen Wissensschatz, aus dem sie schöpfen können. Selbst wenn Qualitätsanforderungen nicht ausdrücklich in Zeichnungen erwähnt oder hervorgehoben werden, kennen sie diese und können sie erfüllen. Dieser Wissenstransfer muss aber auch zu Dritten gut gelingen.

Weiterhin sollte nach der Festlegung der technischen Anforderungen eines Projekts die Methodik zur Beschaffung der benötigten Teile oder Komponenten ausgearbeitet und festgelegt werden. In der Regel sind die geschätzten Kosten ein ausschlaggebendes Kriterium für die Auswahl des Lieferanten. Deshalb sollten der Umfang des Projekts und die damit verbundenen Kosten entsprechend festgelegt werden. Mehr über die erfolgreiche Projektplanung können Sie hier lesen. Diese Aufgabe ist obligatorisch, bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren können. Ich habe schon häufig erlebt, dass dieser Schritt nicht gründlich genug ausgeführt wurde, um Zeit und Kosten zu sparen, die für die Einholung von technischem Know-how und Beratung erforderlich sind. In der Regel passiert am Ende das Gegenteil: Da vorn vornherein die Anforderungen und Kosten nicht klar sind, wird am Ende mehr Geld ausgegeben als erforderlich. Ausserdem geht meist viel Zeit verloren, da eine Vielzahl von technischen Fragen seitens des Lieferanten im Nachhinein beantwortet werden muss.

Grundlage für die Auswahl von und Gespräche mit Lieferanten sind die folgenden technischen Unterlagen:

  • Zeichnungen und Unterzeichnungen
  • Stücklisten oder Bill of Material (BOM)
  • technische Spezifikationen (z.B. für Lackierung oder Schweissarbeiten)
  • Zahlungsaufforderung

Zeichnungen müssen nach vom Unternehmen vorgegebenen Normen angefertigt werden, um den spezifischen Anforderungen zu entsprechen. Zu den notwendigen Unterzeichnungen zählen beispielsweise Datenblätter, Spezifikationen oder andere Dokumente, die dem Zweck dienen, weitere Informationen zu liefern und die Zeichnungen vertiefend erklären. Hervorhebungen in Zeichnungen stellen sicher, dass die technischen Anforderungen mit den Sicherheitswerten des Unternehmens übereinstimmen.

Die Stückliste gibt Überblick über Rohstoffe, Komponenten und Teile und die für die Herstellung eines Endprodukts benötigten Mengen. Sie enthält weiterhin die Teilenummer des Herstellers. Die Stückliste ist ein effektives Mittel, um Produktänderungen zu verfolgen und eine genaue und aktuelle Liste der benötigten Komponenten zu führen. Im Beschaffungsmanagement ist sie unverzichtbar, da die Zahl der am Herstellungsprozess eines bestimmten Produkts beteiligten Unternehmen zunimmt. Die Stückliste muss kontinuierlich äusserst korrekt geführt werden.

Technische Spezifikationen konzentrieren sich auf die Eigenschaften der zu produzierenden Waren in Bezug auf Qualitätsleistung, Sicherheit, Abmessungen und Produktionsverfahren. Darüber hinaus befassen sie sich mit der Verpackung, den Kennzeichnungsanforderungen und den Bewertungsverfahren. Bei der Ausarbeitung der technischen Anforderungen sollten Sie darauf achten, dass sie für verschiedene Marken geeignet sind und den Markt nicht zu sehr einschränken.

Die Zahlungsaufforderung muss wichtige Informationen wie Menge, Beschreibung des Teils und Referenzbezeichnung enthalten. Die Angaben auf der Rechnung müssen mit den Angaben in Zeichnung und Unterzeichnung übereinstimmen. Vor allem bei der manuellen Eingabe von Informationen ist Vorsicht geboten, da sie fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Das Beschaffungsmanagement muss die Daten gründlich prüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

Wenn es bei der Überprüfung der technischen Unterlagen zu Verständnisproblemen kommt, empfehle ich Ihnen, die Abteilung Forschung und Entwicklung hinzuzuziehen, und sie um eine Überarbeitung der Unterlagen zu bitten. Falls Sie keine F&E-Abteilung im Unternehmen haben oder dort die Ressourcen fehlen, können Sie sich an ein unabhängiges Technisches Büro wenden, das diese Dienstleistung anbietet.

Auch wenn die Spezifikationen möglichst genau und detailliert sein sollten: Lassen Sie Ihren Lieferanten genug Spielraum, um über den Tellerrand zu schauen und innovativ zu sein. Als Einkäufer:in sind Sie zwar für die endgültigen Vereinbarungen und die angebotenen Bedingungen zuständig, aber der Input von Lieferanten kann Ihr Fachwissen und die Möglichkeiten Ihres Unternehmens positiv beeinflussen. Im Grunde schaffen Sie damit eine Win-Win-Situation: Der Lieferant hat eine gewisse Flexibilität, um seinen Prozess entsprechend zu entwickeln, gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle.

Zum Abschluss eine weitere Empfehlung: Um eine grösstmögliche Flexibilität zu gewährleisten, sollten Sie die oben genannten Dokumente vollständig auch in Englisch oder weiteren Sprachen zur Verfügung stellen. Je nachdem, in welchen Ländern Sie aktiv sind.