Die durch die Pandemie bedingten Lieferengpässe werden Einkaufsabteilungen noch eine ganze Weile in Atem halten: Unregelmässigkeiten im globalen Frachtverkehr, Produktionsprobleme bei verschiedenen Gütern, Verteuerung der Rohstoffe und der Energie und durch all das steigende Preise. Produzierende Unternehmen drücken auf die Kostenbremse, um Auftrags- und Umsatzeinbussen wieder wettzumachen. Wenn ein Unternehmen einen grossen Prozentsatz seines Betriebskapitals für Materialien ausgibt, kann ein effizienter und intelligenter Einkauf zu erheblichen Einsparungen führen. An vorderster Front in diesem Prozess stehen Einkäufer:innen. Sie sehen sich oft mit der Annahme konfrontiert, die Materialkosten hängen ausschliesslich von den Einkaufspreisen ab. Doch das ist zu kurz gedacht. Deshalb beschäftige ich mich in diesem Blogbeitrag mit dem Aspekt der Mengenkalkulation.

Bei der Analyse der benötigten Mengen ist es wichtig zu bestimmen, zu welcher Beschaffungskategorie das Produkt gehört. Die direkte Beschaffung hängt unmittelbar mit der Produktion zusammen und kann den Produktionsprozess eines Unternehmens direkt beeinflussen. Sie umfasst alle Komponenten eines Endprodukts, beispielsweise das Rohmaterial. Die zweite Kategorie ist die indirekte Beschaffung. Sie ist eher dienstleistungsorientiert und spielt hier erst einmal keine Rolle.

 

Kalkulieren Sie benötigte Mengen so realistisch wie möglich

Wenn die Einkaufsabteilung zu wenig bestellt, können Engpässe entstehen. Das Unternehmen ist nicht mehr in der Lage, effektive Dienstleistungen zu erbringen, was Mitarbeitende frustriert und das Vertrauen der Kunden in die Produkte oder erbrachten Dienstleistungen ins Wanken bringt. Wird jedoch zu viel bestellt, werden Lagerkapazitäten unnötig belastet und Artikel mit Verfallsdatum werden schlimmstenfalls unbrauchbar. Zudem werden Geldmittel gebunden. Reine Verschwendung!

Im Idealfall haben Unternehmen einen Prognoseprozess implementiert, in dem benötigte Mengen regelmässig analysiert werden. Leichter gesagt als getan! In den seltensten Fällen sind die nötigen Informationen per Knopfdruck erhältlich. Für verschiedene Branchen (zum Beispiel im Maschinenbau) gibt es massgeschneiderte Lösungen, die speziell auf ihren Markt und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Aber eben nicht für alle. In diesem Fall empfehle ich folgende Schritte, um benötigte Mengen zu ermitteln:

  • Detaillierte Dokumentation und Bestandsaufnahme der im vergangenen Jahr verbrauchten Mengen und deren Verwendung. Daraus Hochrechnung der in Zukunft benötigten Mengen.
  • Auf dieser Grundlage eine fundierte Hochrechnung durch Addition der prozentualen Anteile des Unternehmenswachstums.
  • Detaillierte Dokumentation der verfügbaren Mengen eines ähnlichen Teils/Produkts.
  • Wenn keinerlei Informationen vorliegen: die fundierteste Schätzung, die anhand des Know-hows der Einkaufsabteilung möglich ist.

Faktoren, die die Entscheidung beeinflussen, sind u.a. die Anzahl der Kunden, die die Produkte normalerweise benötigen, die Jahreszeit und deren Auswirkungen auf die Nachfrage gewünschter Komponenten, Ihr Bestellzyklus und die maximale Lagerkapazität Ihres Unternehmens. Bei einigen Komponenten kann es notwendig sein, etwas mehr oder weniger als die benötigte Menge zu bestellen, um auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein, beispielsweise die plötzliche Verknappung des Lagerbestands, natürliche oder künstliche Verknappung oder ein plötzlicher Bedarf an einem Bauteil. Ausserdem sollten Sie bei der Analyse unbedingt berücksichtigen, ob das Material oder Produkt auf dem wettbewerbsfähigen Markt leicht erhältlich ist oder ob es auf einem Markt gehandelt wird, der anfällig ist für Engpässe und Instabilität.

 

Die Vorteile einer genauen Quantifizierung

Eine möglichst genaue Quantifizierung stellt sicher, dass genügend Bestände vorhanden sind, um die Nachfrage der Kunden zu befriedigen. Ausserdem verhindern Sie eine Unter- oder Überbevorratung. Sie hilft weiterhin bei der Budgetplanung und -kontrolle sowie bei der Überwachung des Zuflusses von Komponenten im Verhältnis zum Abfluss von Produkten. Eine gute Planung wird auch die Geschäftsbeziehung zu Ihren Lieferanten langfristig positiv beeinflussen, da Sie als zuverlässiger Partner geschätzt werden. Deshalb rate ich dringend davon ab, nach oben korrigierte Mengen anzufragen, um bessere Preise zu erzielen.

Eine realistische Mengeneinschätzung ist eine kostengünstige Möglichkeit, einen Blick in die Vergangenheit des Unternehmens zu werfen und nützliche Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen, um Kosten zu senken und die Rentabilität zu steigern.

 

Haben Sie Fragen zum Thema? Ich freue mich, wenn Sie auf mich zukommen.