Eine Unternehmensorganisation stelle ich mir gerne als eine Art soziales Gefüge vor, das das gemeinschaftliche Leben fördert und sogar belohnt. In der Wirtschaft bedeutet dies, dass wir Andere unterstützen und damit letztendlich in der Lage sind, nützliche Dienstleistungen zu erbringen und gleichzeitig den Gewinn zu maximieren – zwei wichtige Ziele eines Unternehmens. Ein Geschäftsinhaber kann sich dafür entscheiden, seine eigene Insel zu sein; das kann durchaus funktionieren. Höchstwahrscheinlich führt dies zu höheren Kosten und gleichzeitig geringeren Gewinnen. Hier kommt das Beschaffungsmanagement ins Spiel, das effektiv die Lücke zwischen Angebot und Nachfrage überbrückt.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind die sichtbarsten Vorteile einer effektiven Beschaffungsoptimierung finanzieller Natur. Die produktive Verwaltung der Beschaffung ermöglicht einem Unternehmen sofortige Kosteneinsparungen durch den Einkauf von Dienstleistungen, Produkten, Verträgen etc. zum besten verfügbaren Preis. Darüber hinaus ist ein Unternehmen in der Lage, Garantien oder Rabatte, die im Übrigen oft vergessen werden, optimal zu nutzen. Ein voll funktionsfähiger Beschaffungsprozess ermöglicht auch eine bessere Transparenz der Unternehmensausgaben und -budgets. Er stellt ausserdem sicher, dass die Lieferkette eines Unternehmens selbst bei unvorhergesehenen Hindernissen bestehen bleibt, seien es finanzielle Probleme, Naturkatastrophen, Arbeitskräftemangel, wirtschaftliche Volatilität oder eine Pandemie, wie wir sie derzeit erleben. Unternehmen werden ständig von ihren Konkurrenten auf unterschiedliche Weise herausgefordert. Dies reicht von Preis über Qualität von Produkten oder Dienstleistungen bis hin zu Verfügbarkeit. Ein progressiver Beschaffungsprozess ermöglicht einer Organisation, ihr Netz auszuwerfen und nach innovativen Produkten und Dienstleistungen zu suchen, die ihr einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

All dies macht deutlich, dass der Prozess des Beschaffungsmanagements weit über den reinen Einkauf hinausgeht. Natürlich befasst es sich mit dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die die Funktionalität einer Organisation ermöglichen. In einem produzierenden Unternehmen ist das zum Beispiel die Beschaffung von Rohstoffen. In einem Dienstleistungsunternehmen könnte es bedeuten, qualifiziertes Personal für die benötigten Dienstleistungen zu beschaffen. Ebenso zählen die Verwaltung von Bestellungen, Zahlungsnachweisen und die Freigabe von Komponenten dazu.

Ich bin der Überzeugung, dass kein mittelständisches Unternehmen ohne eine gut funktionierende Einkaufsabteilung auskommt. Dabei genügt es nicht, sich allein auf den Kostenaspekt zu konzentrieren. Sie kann durch überlegte Strategien Einsparpotenziale im Unternehmen erkennen, diese reichen von Aufgabenneuverteilung bzw. -änderungen über neue Priorisierungen bis hin zur Verhandlung von Konditionen. Im operativen Alltag zeigt sich jedoch, dass dies selten der Fall ist. Deshalb sollte die Einkaufsorganisation regelmässigen Prüfungen unterzogen werden, denn nur so kann sie dem Unternehmen hohe Einsparungen ermöglichen.

Während einige Unternehmen sehr erfolgreich sind bei Ihren Einkaufsaktivitäten, sind es andere wiederum nicht. Über Ursachen und mögliche Massnahmen ist im Allgemeinen recht wenig in Unternehmen bekannt. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass einfache Grundregeln helfen, besser einzuschätzen, wo man mit der Einkaufsorganisation steht. Diese lassen sich in die drei Bereiche Einkauf allgemein, strategischer Einkauf und operativer Einkauf gliedern. Sie dienen als Checkliste, um zu sehen, ob und wo Verbesserungspotenziale in der bestehenden Einkaufsorganisation bestehen.

Im Bereich Einkauf allgemein geht es vor allem um Fragen des richtigen Umgangs mit Lieferanten und darum, wie Sie Ihre Arbeit organisieren. Im strategischen Bereich werden Fragen relevant, die sich auf Beauftragung und Angebote beziehen, zum Beispiel sollten Sie wissen, wie und mit welchen Produktionsfaktoren Ihr Lieferant arbeitet, wie detailliert ein Angebot aufgeschlüsselt sein sollte und welche Qualitätskriterien Sie an Lieferung, Verpackung, Material, Produkt etc. anlegen. Fragen, die sich im Bereich des operativen Einkaufs stellen, beziehen sich konkret auf Auftragsbestätigung, Bestellung, Abwicklung, Nachverfolgung, Retouren etc.

Im Tagesgeschäft fehlt es in Unternehmen meist an Ressourcen, um sich mit nachhaltigen Einsparpotenzialen zu beschäftigen. Im operativen Alltag ist es ohnehin eine anspruchsvolle Herausforderung, alle wichtigen Aspekte im Blick zu behalten. Kommen personelle Vakanzen oder unternehmensinterne Veränderungen hinzu, stossen Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Deshalb stehen wir als externer Dienstleister zur Verfügung und nehmen Ihnen diese Arbeit ab. Dies stets im Sinne einer Partnerschaft und als Unterstützung für Sie und Ihre Mitarbeiter*innen.

Wenn Sie mehr über «meine» Regeln des erfolgreichen Beschaffungsmanagementprozesses wissen möchten, folgen Sie gerne den kommenden Blogbeiträgen, meinen Social Media-Kanälen und abonnieren Sie meinen Newsletter.

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